Gestione della flotta aziendale: consigli utili

Gli autoveicoli aziendali sono uno strumento di lavoro essenziale per lo svolgimento delle attività. Il parco macchine garantisce funzioni fondamentali come la distribuzione e la vendita, e assicura la fornitura di prodotti, servizi, assistenza e supporto tecnico. L’acquisto e il mantenimento della flotta aziendale rappresentano una voce di bilancio importante per l’impresa perché comportano spese rilevanti, che esigono accurato controllo e grande attenzione. La gestione di una flotta di veicoli è un’attività impegnativa e complessa che richiede competenza tecnica, grande impegno e notevoli capacità imprenditoriali. Le aziende hanno a disposizione due diverse possibilità, per far fronte alla gestione del parco automobili: possono affidare il compito in outsourcing, vale a dire con l’aiuto di una società esterna, oppure risolvere l’esigenza al proprio interno, per mezzo di un reparto rivolto allo scopo. Ma cosa comporta gestire una flotta aziendale?

Diversi sono gli elementi da considerare. Vediamone i principali:

1. Acquisto, noleggio e vendita dei veicoli.
2. Espletamento delle pratiche necessarie alla circolazione.
3. Stipulazione delle polizze assicurative.
4. Attività logistiche per il ricevimento del veicolo presso l’azienda o direttamente al driver
5. Manutenzione dei veicoli, ordinaria e straordinaria.
6. Gestione ordinaria del mezzo (bollo, telepass, sinistri, contatti con la compagnia di assicurazioni, pianificazione interventi interventi di manutenzione).
7. Ottimizzazione percorsi e costi di trasferta
8. Aggiornamento per le nuove normative fiscali (es. deducibilità dei costi e detraibilità IVA sul carburante)

Se la società si orienta verso una soluzione interna, la gestione della flotta viene affidata a una figura professionale altamente specializzata, il fleet e mobility  manager, un esperto con competenze tecniche specifiche: una figura nuova, che sta assumendo importanza sempre maggiore non solo per l’organizzazione e la gestione delle attività sopra elencate, il cui controllo è fondamentale per la strategia di contenimento dei costi, ma anche per ottimizzare le dinamiche di mobilità che riguardano sia le necessità lavorative che gli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti. Questa mansione, inoltre, non può prescindere dall’ occuparsi delle nuove leggi in materia ambientale, che obbligano le società a ottemperare alle misure per il contenimento dell’inquinamento atmosferico, dovuto alle emissioni inquinanti derivanti dei mezzi di trasporto aziendali e dei dipendenti. Per svolgere quest’attività con profitto, è necessario non solo avere competenze professionali in diversi settori, ma anche possedere la giusta flessibilità per studiare soluzioni di mobilità efficaci e moderne; inoltre un manager di flotta deve saper gestire armonicamente la comunicazione all’interno dell’azienda e trovarsi a proprio agio nella gestione della tecnologia informatica di supporto: data la complessità della problematica e dei molteplici elementi da controllare, è indispensabile utilizzare software ad hoc per controllare agevolmente la massa dei dati.

Noleggio a breve/lungo termine, car sharing, car pooling: una visione moderna della complessa attività di gestione di un parco aziendale utilizza un approccio multisettoriale, al fine di offrire soluzioni integrate e flessibili per garantire una risposta alle diverse esigenze. Il noleggio, a breve o lungo termine, è una forma di gestione del parco auto aziendale ormai consolidata da anni. Il car sharing è invece una soluzione comparsa solo (relativamente) da poco, introdotta per incrementare l’efficienza delle flotte. Questa modalità richiede l’utilizzo di flotte miste, composte di mezzi di trasporto diesel, a metano o GPL, per le lunghe percorrenze, e di autovetture di tipo elettrico per gli spostamenti in città e per le tratte più brevi. Obiettivo del car sharing è di evitare il non utilizzo dei veicoli aziendali e di aumentare il numero dei dipendenti che ne hanno accesso attraverso sistemi di prenotazione delle vetture. Il car pooling, permettendo di condividere i veicoli privati e aziendali, consente di limitare l’uso dei mezzi privati dei dipendenti per gli spostamenti casa-lavoro. Per esempio i dipendenti possono mettere a disposizione le proprie vetture per trasportare in azienda i colleghi che vivono nelle vicinanze, gestendo quindi le proprie esigenze personali stimolati dalla possibilità di ricevere sostegni economici per la manutenzione del veicolo e dall’ottenimento di rimborsi per il carburante. La gestione di una flotta aziendale è quindi un’attività strategica per le società dalle diverse sfaccettature; amministrare in modo corretto il parco macchine permette non solo di controllare le spese e di raggiungere obiettivi di risparmio non marginali, contribuendo quindi al miglioramento dei profitti aziendali, ma è anche una sfida importante e un’esigenza non più prorogabile per rendere la mobilità aziendale un servizio efficiente e totalmente sostenibile.