Produttività, focus ed email. L’arte di discernere le interruzioni dalle utili interazioni

Mozart era capace di lavorare simultaneamente su più composizioni in parallelo. Tutti gli altri compositori, Bach, Handel, Verdi, componevano un pezzo alla volta e non iniziavano il successivo senza aver prima finito o archiviato temporaneamente in un cassetto ben chiuso il precedente. Il multi-tasking è un mito sempre più dannoso. (Foto di frosoanders da Pixabay)

Alla fine degli anni ’80 ho iniziato ad essere un knowledge worker (lavoratore della conoscenza): avevo scrivania, telefono fisso, pc, floppy disk, stampante e archivio personale. Come business analyst per Arthur D. Little creavo principalmente documenti per progetti di consulenza da stampare su carta o lucidi. Le mie “coordinate” di reperimento erano piazza della Repubblica 2, Milano, tel. 02 7010.2024, stampate sul biglietto da visita. La posta arrivava in ufficio una volta al giorno al mattino e veniva distribuita nelle cassette personali vicino all’ingresso, dove la prelevavo durante la prima pausa caffè del giorno. Qualche anno dopo, emigrato negli Stati Uniti per lavorare in una grande multinazionale, ho ricevuto il mio primo indirizzo di posta elettronica Lotus Notes, una grande innovazione per i tempi. Quando un tecnico IT mi ha mostrato un messaggio con collegamenti ipertestuali a internet per la prima volta, non ho capito appieno cosa fosse, ma ho capito che tutto stava per cambiare.

Autodisciplina e organizzazione sono le chiavi del lavoro, ibrido e non, perché la lista delle possibili distrazioni e sottrattori di produttività è molto lunga lavorando in ufficio o da casa. Da una parte interruzioni casuali da parte dei colleghi, pettegolezzi e festeggiamenti, dall’altra frigoriferi, Netflix e compagni o faccende domestiche. E poi c’è un killer onnipresente.

L’altro giorno lavorando coi colleghi per progettare un nuovo strumento di analisi delle attività di lavoro utile a riconfigurare i ruoli e i processi in chiave di lavoro ibrido, abbiamo listato le categorie (vendo, produco, risolvo, dirigo, analizzo, etc.) in funzione del loro obiettivo o output. A un certo punto siamo arrivati al “gestisco la posta elettronica”, un’attività che non ha un obiettivo preciso, richiede molto tempo ogni giorno e soprattutto interrompe costantemente il flusso di lavoro concentrato, erodendone l’efficienza.

Secondo gli studi dell’Università della California, Irvine, ogni volta che interrompiamo un lavoro per controllare la mail, verificare una notifica delle app, etc. servono in media 25 minuti per tornare ad essere concentrati produttivamente, anche perché nel frattempo è probabile che siamo stati interrotti una seconda volta (https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf).

L’oggetto dell’interruzione è lavoro, quindi non è tutto “tempo perso”, soprattutto se l’interruzione è coerente con il contesto dei nostri obiettivi di ruolo. Un conto è se sono interrotto da uno sconosciuto che vuole offrire servizi alla mia azienda oppure da un collega che propone una soluzione per il progetto sul quale stiamo collaborando.

Trarre conclusioni sulle implicazioni per la produttività non è quindi immediato. In effetti il lavoro svolto durante le interruzioni è svolto più velocemente (aumenta l’efficienza), per recuperare il lavoro precedente. Il vero problema è che, oltre una soglia di frequenza, che ha caratteristiche diverse da persona a persona, le interruzioni causano stress, fatica e frustrazione, fattori che invece diminuiscono la produttività e le capacità generative (https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf).

Secondo uno studio approfondito dell’Economist Intelligence Unit (https://lostfocus.eiu.com/) gli sprechi da perdita di concentrazione causata da distrazioni valgono 34mila dollari per lavoratore all’anno o circa il 28% del tempo di lavoro, per i settori analizzati della knowledge economy negli Stati Uniti. In particolare solo il 53% riesce a dedicarsi ad un’attività per almeno un’ora durante la giornata, a causa delle interruzioni da parte dei colleghi in ufficio e soprattutto al controllo, lettura e risposta alle mail. Il problema è proprio la frequenza: 18% le controlla ogni due minuti e il 70% almeno una volta ogni ora.

La diffusione degli uffici open space ha esacerbato questo problema, nonostante le premesse fossero esattamente l’opposto. Uno studio ha dimostrato come nella maggior parte dei casi le interazioni collaborative diminuiscano del 70% e aumentino le mail del 50% dopo che si è passati ai nuovi lay-out (https://royalsocietypublishing.org/doi/full/10.1098/rstb.2017.0239).

Le persone e le organizzazioni hanno finora ignorato il problema o cercato di aumentare il senso di responsabilità solo a livello individuale. Tuttavia ci sono responsabilità anche a livello della leadership e di disegno del sistema organizzativo e di comunicazione che possono far recuperare la produttività e il benessere associati ad una maggiore focalizzazione.

Gli esperti ci dicono che per aumentare la qualità del lavoro da remoto, per efficacia ed efficienza, servono nuove abitudini e competenze di personal mastery quali:

1. Fidarsi degli altri e focalizzarsi sui risultati da raggiungere
2. Costruire spazi di lavoro dedicati (riconoscibili anche dagli altri)
3. Aumentare auto-stima e auto-validazione sociale
4. Creare un ritmo di lavoro con tempi pianificati per ricaricare sé stessi e pensare
5. Pianificare regolarmente le pause caffè virtuali coi colleghi e il proprio network
6. Saper chiudere la porta virtuale (i.e. respons-abilità di disconnessione)

A livello individuale ci sono varie soluzioni a costo zero che possono aiutare da subito specificatamente per ridurre il problema delle interruzioni, come disattivare le notifiche, chiudere il sistema di posta e anche il collegamento WIFI per blocchi di tempo.

Se la produttività da casa è aumentata durante la pandemia, indirettamente questo è evidenza che gli uffici non sono i luoghi più produttivi del mondo. In ufficio, isolamento acustico, predisposizione di aree e supporti protetti per lavoro concentrato, etiquette di comportamento in open space, formazione sull’adozione smart delle tecnologie, sono solo alcune delle aree di intervento che meritano maggiore attenzione.

Inoltre lo stile di leadership e l’esempio da parte dei manager è fondamentale. Questa categoria in realtà è la maggiormente esposta alle interruzioni che vengono dall’alto e dal basso. Sono i veri e propri controllori del traffico aereo della comunicazione aziendale e in quanto tali possono avere un impatto maggiore, ad esempio, modificando le aspettative sulla rapidità con la quale si deve rispondere alle mail, ristrutturando i processi di lavoro per favorire lavoro asincrono, stabilendo una cultura in cui le pause sono benvenute come generatrici di energia vitale e creativa.

Essere nel flow (https://study.com/academy/lesson/mihaly-csikszentmihalyi-flow-theory- works.html) significa essere completamente immersi e motivati da quello che si sta facendo raggiungendo il massimo del nostro potenziale. Esserlo richiede discernimento su ciò che ci aiuta o ci distrae e una comunicazione deliberata e dinamica a se stessi e agli altri del modo in cui vogliamo interagire con gli altri in ogni momento. Non diventeremo Mozart, ma forse il prossimo Bach.