La contabilità in outsourcing aiuta le imprese a prendere decisioni strategiche

«Quando la velocità del cambiamento all’interno di un’organizzazione è più lenta di quella del mondo esterno, la fine è vicina». Questa frase di Jack Welch, ceo e presidente della General Electric e figura leggendaria nel mondo manageriale, campeggia all’ingresso di Media srl, azienda di Varese specializzata nella gestione in outsourcing delle attività di contabilità di imprese e studi professionali.

Sono passati quasi 40 anni da quando Media srl è nata, come centro di elaborazione dati, collegato a uno studio di commercialisti, e il cambiamento in anticipo sui tempi è il perno attorno al quale ruota tutta la sua storia. (nella foto da sinistra: Mauro Monti e Alberto Fugazza)

Dietro un’innovazione, in questo caso nell’ambito dei servizi, c’è sempre una visione in grado di dare una risposta a bisogni latenti e insoddisfatti presenti nella società. «La proposta di esternalizzare le attività di amministrazione e contabilità che noi facciamo alle aziende – spiega Mauro Monti, amministratore delegato responsabile processi organizzativi di Media srl – nasce per migliorare il lavoro delle aziende stesse. Quando abbiamo iniziato la contabilità veniva vista solo come un adempimento fiscale, un male necessario, senza alcun valore strategico».

Il salto culturale imposto dal digitale ha evidenziato a tutti i livelli l’importanza per un’azienda di avere sotto mano in tempo reale i numeri della propria attività. Oggi i dati sono considerati il nuovo petrolio e la fatturazione elettronica un obbligo condiviso e necessario, ma nel momento in cui Media srl ha deciso di lanciare questo servizio sul mercato, non era così scontato che i potenziali destinatari ne comprendessero fin da subito l’importanza. Soprattutto in una provincia come Varese, caratterizzata da un tessuto formato da micro e piccole imprese. «Abbiamo fatto capire agli imprenditori – continua Monti – che dalla contabilità si potevano avere un mare di informazioni fondamentali e sulla base dei dati aggiornati in tempi rapidi si potevano prendere delle decisioni vitali e strategiche per le loro aziende».

Gestire la contabilità in maniera più efficiente ed efficace e come un insieme di processi, è stato il cuore dell’evoluzione di Media srl fino a oggi. Un modo di lavorare sempre più dinamico con le aziende-clienti, favorito dall’evoluzione della tecnologia digitale, a partire dal cloud computing, che permette di condividere dati e risorse attraverso la Rete.
La società ha già una certificazione Iso 9001 e da quest’anno ha iniziato un percorso per ottenere una certificazione volontaria Csr (Corporate social responsability). Un dettaglio non da poco per chi opera in questo settore. Più che una medaglia da mostrare ai clienti, la certificazione per Media srl è uno strumento che serve a rimodulare la visione interna del lavoro. «Avere una certificazione – spiega Alberto Fugazza, amministratore delegato e business development di Media srl – ti obbliga a guardare dentro la tua azienda, a ragionare su come si fanno le cose per arrivare a domandarsi se ha senso continuare a farle come si stanno facendo. I processi sempre più automatizzati ed efficienti, che caratterizzano i nostri servizi, nascono da queste riflessioni».

In genere questi passaggi generano preoccupazione nei lavoratori che temono di perdere la loro centralità e di diventare subalterni o inutili rispetto alle macchine, siano essi robot, procedure informatiche o algoritmi. Per i circa 25 collaboratori della Media srl c’è una sorta di mantra che viene ripetuto ormai da tempo: bisogna diventare dei controller contabili. Una definizione che non ne sminuisce il ruolo, sottolineandone invece un’evoluzione. Un cambiamento necessario al passo con i tempi, direbbe Welch.
«Oggi le informazioni ci arrivano, nella maggior parte dei casi, già in formato elettronico – sottolinea Fugazza – per cui abbiamo creato dei flussi per leggere queste informazioni. Ai nuovi arrivati dico sempre che è più difficile perché quando inserisci un dato lo stai anche apprendendo. Invece nel momento in cui lo controlli, devi già conoscerlo e capire come si trasforma all’interno di un sistema. Insomma, non carichi più 1500 fatture ma devi controllare e verificare, in questo modo aumenta la responsabilità del lavoratore».

Nell’evoluzione del lavoro di contabile, come in tanti altri, entrano in gioco le cosiddette soft skill. Avere le competenze tecniche, dunque, non basta più. «È un vero e proprio cambio di mindset – conclude Monti – devi porti in un modo diverso. Prima i contabili lavoravano da soli: avevi il tuo pacchetto clienti, le tue aziende e ti organizzavi con un carico di lavoro in base a quanti faldoni c’erano sulla scrivania. Oggi non ci sono più faldoni ed è impensabile che un’azienda gestisca una contabilità in outsourcing con un solo collaboratore, si lavora in team e ognuno deve dare il meglio di sé. L’innovazione è importante così come lo sono i processi, in quanto fattori abilitanti. Ma al centro c’è sempre la persona che per noi  rimane fondamentale».

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